学校档案分类、档号编制、整理要求_0

2016-10-11

学校档案分类、档号编制、整理要求

江苏省无锡通江实验小学

江苏省无锡通江实验小学

档案分类、档号编制、整理要求

归档文件整理的范围是：凡是本单位工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

档案的整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的方法：即按 “件”整理。按“件”整理的档案用档案盒存放。整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》的有关规定。音像、电子、实物档案按“件”整理，照片档案、电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行；学籍、教学业务、教师个人业务、会计档案、科技档案按“件”整理，其中，教学档案按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。〈教师科研档案〉按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。会计档案整理的依据是财政部、国家档案局1998发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册。

一、档案的分类原则：以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置

文书档案、教师业务档案、会计档案、照片档案、特殊载体档案、实物档案。

（二）各类内档案的分类办法

文书档案分类采用年度--- 保管期限---机构（问题）分类法，即先将应归档文件材料按年度分类,再按保管期限分为永久、定期（30年、10年）三类。每个保管期限内再按问题（党群、行政、教学管理、教师管理、学生管理、其他）或事由（以“件”为整理的按事由组合）进行排列组合。

业务档案以单个教师为单位进行分类，按学科类别（或任课年级）--单个教师分类。

会计类档案采用种类--保管期限—年度分类法。种类分为报表、账簿、凭证、其他。

照片档案、特殊载体、实物档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制

全宗号由当地国家综合档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

（二）目录号编制

目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

一级类目的目录号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写。即WS：文书档案；JS：教师个人业务；KJ：会计档案（报表KJ1、账本KJ2、凭证KJ3）；ZP：照片；YD：音像电子；SW：实物。

采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(30年)”、“短期（10年）”三个不同的保管期限。

案卷（件）号、页号

以“件”整理的文书档案在同一保管期限下，在同一年度内从“1”开始编写件号，每一件内编写页号。照片档案、音像电子档案、实物档案按类从“1”编写件号。

会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

四、档案整理的质量要求：

（一）组卷要求。

1、齐全完整。应归档文件齐全完整，一个问题的构件不能缺漏。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A．时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。

B．来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C．内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。

4、正确划分保管期限。根据《崇安区中小学校文件材料归档范围及保管期限表》的规定，结合文件的具体情况，准确划分文件的保管期限，将不同保存价值的文件分别组卷。根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点：（1）原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。（2）应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如学校50年校庆材料，部分文件是长期，其余都是永久，那么我们可以把这个校庆材料都做永久。（3）一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着“就高不就低”的原则进行。

（二）、外形要求

1、装具要求。采用由档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、归档文件或卷内文件目录纸、归档文件目录索引或案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。

2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰。

3、案卷或文件装订要求。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。

A．单份文件装订。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。永久保管的卷内文件应逐件用线装订（三孔），定期保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下都用胶水粘贴。正本与定稿合订在一起；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件。附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件；原件与复印件或手抄件，应作为一件；转发文件与被转发文件，应作为一件；报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；请示与批复以及报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。

B．不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。

三、排列编目要求

1、归档文件排列要求。（1）上级来文排列在本级归档文件之前,下级排在其后。(2)会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。（3）内容单一或同一事由的归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。（4）密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后。（5）不同事由的归档文件排列。各学校文书档案可先按党群、行政、教学、教师、学生管理的顺序排列，再按不同事由形成时间的先后顺序排列

2、归档文件编号要求。应按卷内文件排列顺序依次编写页号或件号。整卷装订的案卷，应在有文字、图样的每页文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，应在每份文件的右下角、背面左下角编写页号，并在每份归档文件的居中偏右的上方加盖归档章，并逐件编写归档章有关项目。归档章的格式与尺寸如下：

　┣━━ ┌────┬───┬────┬────┐

16┃　　　　 全宗号年度 室编件号 盒号 │

mm┣━━━ ├────┼───┼────┼────┤

　┃　↑8mm 问题　 保管期限 馆编件号 页数 　│

　↓　↓　 └────┴───┴────┴────┘

　　　　　 ┃　　　　　4 ×15mm　　　　　　　 　┃

　 　━━━┫←━━━━━━━━━━━━━━━━→┃

（1）全宗号：由区档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

（2）年度：指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2016”

（3）保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”“30年（2008年以前为长期）”“10年（2008年以前为短期）”

（4）室编件号：是归档文件分类、排列后在其分类方案中最低一级类目内的排列顺序号。我校室编件号应在同一个保管期限下、在同一年度内从”1“开始逐件流水编号。

（5）馆编件号：是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。（不必填）

（6）盒号：盒号是指在同一保管期限下，从2001年整理档案时从“1”开始，按年度按级别按事由排列编写的大流水号

（7）页数：是指归档文件有多少页

（8）机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。

3、填写卷内文件目录或归档文件目录要求。

卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。

(1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：一是卷内文件目录第一栏是顺序号，每卷档案从“1”开始逐件编制；归档文件目录第一栏是件号，应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制。二是卷内文件目录第六栏是页号，每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写；归档文件目录第六栏是页数，是指归档文件有多少页。双面有字的记2面，空白页不计数，每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。

(2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“崇安区教育局” ，不能使用“本局”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用“（ ）”标出领导职务；未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写。另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者。

(3)文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能省略。可用三排编写。如“崇教发(2008)10号”。

文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。

题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。填写题名须注意：a、应按文件上的标题填写，不得随意更正，但责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者，如《崇安区委、区政府办关于加强民生档案工作的意见》，责任者栏已经写了“崇安区委、区政府”，那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”；若正题名能反映文件内容时，则可省副题名；并列题名在需要时与正题名一并抄录；重要的附件题名也应抄录．外加“【】”，以防漏检。b、文件没有题名或题名含义不清．不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“【】”号，以区别于文件原有标题，方便检索。例如，文件标题是“通知”或“便函”一类的，应根据文件内容重新拟写标题；批转性通知只引用发文字号的，也应根据文件内容重新拟写标题；c、永久和30年保存的会议记录必须拟出每次会议的内容，期次、时间，一次会议做为一件，但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“【】”；d、 针对性文件题名，如干部任免，只填写针对本单位的人名; e、批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，本是一份文件的两个部分，虽然只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿与历次修改稿只编一个件号，但其题名可以分别占一行登录；f 、相同的文件标题，如工作计划、总结和报表不能打省略号；

（5）日期：指文件的成文日期。具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列如20160802

对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。实在不清楚月日的用4个0代替。 如 20160000

（6）备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中说明．将具体内容填入备考表。会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中，方便查阅。

4、归档文件装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒。

(1)装盒时．应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下．不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。装盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。

(2)档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。

5、档案盒书写要求。（1）封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），如“无锡市崇安区教育局”。（2）档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章，用钢笔规范书写或盖章。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由，如“上级党群、行政管理”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制；盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。

6、按“卷”整理的档案卷皮的书写。（1）封面项目有：立档单位名称、档案类别、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。a、立档单位名称书写同档案盒；b、档案类别填写大类名称，如学籍档案、教学档案；c、案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如“区教育局下发的关于党群，行政管理方面的决定、意见、通知”；d、文件起止日期即卷内文件材料的起止日期；e、页数填写该卷档案的总页数；f、保管期限填该卷档案保存的期限。（2）档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。目录号照目录号编制要求填写，如文书档案永久填写“WS1”；案卷号是根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。同一保管期限内没有超过1000卷的若干年连续编大流水顺序号。案卷标题按照案卷封面上的案卷名称填写，字数多可缩写，如“区教育教育局关于党群、行政管理”。

7、填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应填写卷内备考表，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。

8、编制立卷说明或归档文件整理说明. 立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。

(1)、立档单位基本情况。其具体内容主要有：a、立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系；b、内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。

(2)、归档文件情况。其具体内容有：a、归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；b、本单位重大活动形成的文件材料归档情况；c、有无复制件等情况；d、各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；e、本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

(3)、归档文件整理情况。主要内容有：a、归档文件整理的组织形式及分工情况；b、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；c、选择的分类方案、排列、编号方法；4、重要归档文件的状况等。

9、案卷排列及编制案卷目录。

（1）依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。

（2）编制档案案卷目录。案卷目录由案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。

10、编制档案全引目录或归档文件目录册。

(1)、档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编一本。档案全引目录打印一式5份。

(2)、归档文件目录册。归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。归档文件目录索引的内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号须按照归档文件的排列组合顺序，逐盒填写；页次是指归档文件目录纸排列在该册的位置，每册从“1”开始编写流水号；问题栏要标出该盒档案内容和起止件号。归档文件目录夹封面的填写：全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年、10年；问题填大类名称。

五、几种专门档案的整理方法：

（一）会计档案的整理

会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

1、会计档案的分类方法：

采用种类--保管期限—年度分类法。首先，将会计档案按报表、帐簿、凭证、其他四种分开，在同一保管期限下，再按年度，按月份排列。

2、会计档案的立卷方法：（1）会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。（2）会计帐簿的立卷方法：会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。订帐簿应保持原来面目，活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。每本帐簿均要加贴封面。（3）会计报表的立卷：会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。每卷均需编有页号和加装封面。

需要注意的事，在装订时，除会计凭证可不加卷内目录和备考表外，其它卷册均应填写卷内目录和备考表。各类案卷一般都应拟定标题，标题和基本结构应包括作者、时间和会计档案材料名称三部分。

3、会计档案的排列与编目

会计档案采取类别—保管期限--年度排列的方法：

凭证类： 15年 2015年 2016年

帐簿类： 25年 2015年 2016年

帐簿类： 15年 2015年 2016年

报表类： 永久 2015年 2016年

报表类： 15年 2015年 2016年

会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别按期限各编一个大流水号。会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：归档日期、案卷号、案卷标题、起止年月日、张数、保管期限、存放位置、备注。

（二）照片档案的整理

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度一一问题进行分类。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号一底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。对于数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。简单讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的有保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。

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