学校档案管理规章制度汇编_0

2016-10-11

学校档案管理规章制度汇编

江苏省无锡通江实验小学

档案管理制度汇编

学校档案工作是学校教育、教育管理工作的重要组成部分，为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定学校档案管理制度。

本制度共分为《档案管理实施细则》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案统计、鉴定和销毁制度》、《档案人员岗位责任制度》、《档案保密制度》《电子档案管理制度》、《档案员职责》和《分管领导职责》十一项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执行。

江苏省无锡市通江实验小学

目 录

1. 档案管理实施细则―――――――――――――1

2. 归档制度―――――――――――――――――4

3. 档案保管制度―――――――――――――――5

4. 档案库房管理制度―――――――――――――6

5. 档案利用制度―――――――――――――――10

6. 档案统计、鉴定和销毁制度――――――—――11

7. 档案人员岗位责任制度―――――――――――13

8. 档案保密制度------------------------------14

9. 电子档案管理制度--------------------------15

10. 档案员职责――――――――――――――――17

11． 兼职档案员职责----------------------------18

12． 分管领导职责———————————————19

档案管理实施细则

1. 总则

为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，根据国家、省、市档案部门有关档案管理的规定，制定本细则。

档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一管理。

2. 档案管理体制

学校建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。

档案人员必须忠于职守，严格遵守保密纪律，具有高中以上文化程度，具有档案专业知识。

档案室由学校领导分管，并纳入主管领导的目标和岗位职责。

各科室应确定兼职档案人员，负责本科室文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。

3. 文件材料的形成与归档

学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。

根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。

文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。

4. 档案的管理

档案的分类：学校档案分为文书档案类、会计档案类、照片档案类、声像实物档案类、教师业务档案五种门类。

档案编目：学校档案室应编制室藏全部档案的全引目录、归档文件目录。

档案鉴定：根据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、30年、10年三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。

档案鉴定工作分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

档案统计。建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。

档案库房管理。配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。

档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。

对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。

定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。

建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。

档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

5、开发档案信息

在学校内部可实行档案开架阅览。

学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作。在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

6、附则

本细则根据工作需要可另行补充。

本细则由江苏省无锡通江实验小学档案室负责解释。

本细则自发布之日起执行。

归 档 制 度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、文件材料的归档范围

凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。

代管和学校有关的撤销学校的全部档案。

与学校业务工作有关的资料。

2、文件材料的归档要求

应归档的文件材料必须齐全完整。

应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

归档的文件材料必须是原件。

归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

文件材料归档必须办理移交手续。

3、文件材料的归档时间

文书教育类档案在每学期整理归档一次。

会计档案在会计年终后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

4、文件材料的归档份数

各类文件材料一般归档一式一份。

重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

5、学校档案室应对文件材料的形成，积累，整理和归档工作进行指导，监督和检查。

档 案 保 管 制 度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自上而下、从左至右，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4.定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

6.应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

7.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

8.档案外借人必须保证学生的隐私不泄漏，否则不得借阅本档案。

档 案 库 房 管 理 制 度

1、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便” 的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

２、档案库房应配备温湿度控制和调节设备（如空调、去湿机），其温度应控制在１４℃－２４℃，相对湿度应控制在４５％－６０％。

３、库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。

４、严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。

５、每年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修整的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。

６、非档案工作人员不得进入档案库房。

７、库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。

８、档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。

９、在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案柜架应有统一的反映档案存放内容的标牌。

１０、档案柜架排列应避免阳光直射。柜架与墙壁应保持一定距离。

１１、档案排架应按照从左到右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

档 案 利 用 制 度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1.学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3.在借阅档案时，应做到以下几点：

（1）. 按规定办理借阅登记手续，定期归还；

（2）. 应该爱护档案，不得遗失；

（3）. 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；

4. 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5.档案如丢失、损坏或泄密学生隐私，要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8.外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

9. 与学生教育无关的人员不得借用档案，以保护学生隐私。

档案统计、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1.档案统计

对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。

统计工作应认真、求实、准确、及时。

2.档案鉴定

档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

鉴定小组的任务：负责制定学校档案保管期限表，对到期档案提出存毁意见。

3.确定档案保管期限的原则

对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为30年或10年保存。

凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4. 鉴定工作应定期进行。

5. 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

6.销毁档案程序

鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告的档案应保存。

销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

档案员岗位责任制度

1.热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。

2.及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3.制订学校档案工作计划和长远规划。

4.制定各项档案管理制度。

5.负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6.参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

7.做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8.认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。

9.做好档案的统计鉴定工作。

10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。

11.对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导。

12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档 案 保 密 制 度

1、严守党和国家机密，不该说的、问的、看的、摘录和复印的机密材料，做到绝对不说、不问、不看、不摘录和不复印。

2、不在私人通信、电话通话以及其它公共场所谈论机密事项。

3、严格遵守机密文件、资料登记、传阅、保管和归档制度。

4、严格执行查档制度，查阅档案须在阅档室进行。查档人员不得看无关的档案材料，不得与他人交谈档案内容。需摘录、复印机密（重要）档案材料，须填写登记单，经档案分管领导签批后方可。

5、借出档案资料要办理登记手续，归还要严格清点并及时入库入柜，不得擅自供给他人传看或向外传播，更不允许私自摘录或复印密级内容。

6、机密文件和档案资料都要存放在有保密设施的箱、柜内，个人不得存放。因工作需要，暂需使用的密级文件，档案资料应妥善保管，用完后及时归还。

7、不准擅自将无关人员带入档案库房。

8、工作变动时，必须将自己经营的文件、档案资料交接清楚，并办好移交手续。

9、加强安全保密措施，每年“五一“、“国庆”“春节”等重大节日前进行一次安全保密检查，发现问题及时处理。

电子 档 案 管 理 制 度

为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定，结合本单位实际，特作如下规定：

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

１、电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其它档案一样，应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各内设机构和档案部门负责。

２、电子档案应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。

３、电子档案实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

１、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。

２、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

３、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录（类别）号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。

三、电子文件的移交与保管

１、在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

２、档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接受后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

３、归档的电子文件应一式三份，一份用于查阅，一份存于档案库，一份异地保存。

４、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时进行补救。

５、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案要进行同步更新复制新版本，旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

６、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能，库房温度控制在１７℃－２０℃，相对湿度控制在３５％－４５％。

四、电子文件的提供和利用

１、封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

２、销毁电子档案，需经单位档案鉴定小组鉴定，编制销毁清册，由主要领导批准，监毁人、销毁人签字盖章。

档 案 员 职 责

一.认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

二.努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

三.归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

四.充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

五.做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

六. 定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

七. 严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

八.坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

兼 职 档 案 员 职 责

一、各科室兼职档案人员，应认真学习和掌握文书业务档案处理和档案管理工作的基础知识，提高管理水平。

二、认真做好文件材料的保密工作，严守并督促本部门文件的形成、传递，阅办过程中的保密事项。

三、管理好本部门文件材料，负责传阅，及时传递和阅办，防止积压和延误，严防丢失。

四、负责将部门一年形成的文件资料进行搜集、整理、保管，做好平时档案的立卷工作。

五、负责当年文件资料的齐全完整，定期移交给综合档案室。

档案工作分管领导职责

一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。

二、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。

三、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。

四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。

五、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和指导。

六、积极主动地与档案行政管理部门联系，解决本单位档案工作中存在的业务问题。